Berdasarkan Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 52 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pengelolaan Informasi Publik Tugas PPID adalah : 

PPID Utama

(Pasal 14)

(1) PPID Utama mempunyai tugas merencanakan,mengorganisasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi.

(2) PPID Utama mempunyai fungsi sebagai berikut:

  1. penghimpunan, penyediaan, pendokumentasian danpenyimpanan Informasi Publik dari seluruh Perangkat Daerah;
  2. penyusunan DIDP;
  3. penetapan dan pemutakhiran DIDP secara berkala;
  4. pelayanan Informasi Publik kepada masyarakat, pemohon, dan pengguna Informasi Publik;
  5. pelaksanakan Uji Konsekuensi; dan
  6. penyelesaian sengketa Informasi Publik.

(3) DIDP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b paling sedikit memuat:

  1. nomor;
  2. ringkasan isi informasi;
  3. pejabat atau unit/satuan kerja yang menguasai Informasi;
  4. penangungjawab pembuatan atau penerbitan Informasi;
  5. waktu dan tempat pembuatan Informasi;
  6. bentuk Informasi yang tersedia; dan
  7. jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip.

(4) Keseluruhan Informasi Publik yang sudah dipublikasikan harus diserahkan kepada perpustakaan di lingkungan Pemerintahan Daerah untuk dilestarikan dan diklarifikasi menjadi bahan pustaka.

(5) Format DIDP sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran Huruf B yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

 

PPID Pembantu

(Pasal 15)

(1) PPID Pembantu mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta pelayanan informasi di satuan kerjanya; dan
  2. memberikan pasokan informasi dan menyampaikan laporan secara berkala maupun insendentil berkaitan dengan pelaksanaan pelayanan informasi publik di satuan kerjanya.

(2) PPID Pembantu sebagaimana dimaksud pada ayat (1), mempunyai fungsi sebagai berikut:

  1. pengumpulan dan pendokumentasian Informasi Publik yang berada di bawah kewenangan satuan kerjanya, meliputi :
    1. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; dan
    2. informasi yang wajib tersedia setiap saat.
  2. inventarisasi informasi yang termasuk dalam kategori informasi yang dikecualikan yang berada di bawah kewenangan satuan kerjanya:
  3. pengolahan dan penyediaan Informasi Publik serta penyimpanan dokumen yang diperoleh di satuan kerjanya;
  4. penyelesaian sengketa Informasi Publik di satuankerjanya;
  5. pelaksanaan koordinasi dengan PPID Utama dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi serta pelayanan Informasi Publik; dan
  6. penyusunan LLID.

(3) LLID sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf f wajib dibuat dan disediakan oleh PPID Pembantu paling lambat 3 (tiga) bulan setelah tahun anggaran berakhir.

(4) Salinan LLID disampaikan kepada atasan PPID, Gubernur, Kementerian Dalam Negeri dan Komisi Informasi Pusat.

(5) LLID paling sedikit memuat:

  1. gambaran umum kebijakan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Daerah;
  2. gambaran umum pelaksanaan pelayanan informasi danndokumentasi, antara lain:
    1. sarana dan prasarana pelayanan informasi danndokumentasi yang dimiliki beserta kondisinya;
    2. sumber daya manusia yang menangani pelayanan informasi dan dokumentasi beserta kualifikasinya; dan
    3. anggaran pelayanan informasi dan dokumentasi serta laporan penggunaannya;
  3. rincian pelayanan informasi dan dokumentasi meliputi:
    1. jumlah permohonan Informasi Publik;
    2. waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik dengan klasifikasi tertentu
    3. jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya; dan
    4. jumlah permohonan Informasi Publik yang ditolak beserta alasannya.
  4. rincian penyelesaian sengketa Informasi Publik, meliputi:
    1. jumlah keberatan yang diterima;
    2. tanggapan atas keberatan yang diberikan dan pelaksanaannya;
    3. jumlah permohonan penyelesaian sengketa ke Komisi Informasi yang berwenang; dan
    4. hasil mediasi dan/atau keputusan Ajudikasi Komisi Informasi yang berwenang dan pelaksanaannya oleh badan publik, jumlah gugatan yang diajukan ke pengadilan, dan hasil putusan pengadilan dan pelaksanaannya oleh badan publik.
  5. kendala internal dan eksternal dalam pelaksanaan pengelolaan Informasi Publik; dan
  6. rekomendasi dan rencana tindak lanjut untuk meningkatkan kualitas pelayanan Informasi Publik.

(6) Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya PPID Pembantu dapat dibantu oleh Petugas Pelaksana yang ditunjuk oleh masing-masing Perangkat Daerah.

(7) Petugas Pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (6) ditetapkan dengan Keputusan Kepala Perangkat Daerah.